上海大学作为国家“双一流”建设高校，以及上海市高水平地方高校的建设，经济业务与经费逐年增加，财务处为提升对经费管理、落实放管服、提升服务质量，从传统的报销模式向信息化、数字化转型，如何最大程度减少由于财务工作的受限等问题一直在思考。特别在本轮疫情防控期间的财务管理实现“保运转、保重点、保安全”的目标，财务处深入研究分析特殊情况下工作的举措。

一、上海大学推行智能报销的历程

随着电子发票的普遍应用，为财务数字化转型创造了基础条件。上海大学财务处早在2020年就积极研讨无纸化、数字化业务的谋划和思考，在通过走访学习、专家访谈、实地调研，形成了基于“大智移云”的网络技术，构建智能化财务系统的总体规划，同时启动了智能报销系统的设计和开发工作，并通过试运行不断完善和优化。2021年在党史学习教育中，以“以大数据挖掘提升师生报销成功率”列为学校层面的十件“我为群众办实事”的重点民生项目，以大数据运用为契机，为师生及科研项目组提供精准的财务服务，一次性报销成功率提升5个百分点。在2022年上海疫情突发，隔离居家办公期间，智能化财务系统发挥了“数据多跑路，师生少跑腿”的作用和优势。

上海大学智能报销系统是以信息化技术为支撑，基于企业微信私有版平台搭建。系统中嵌入报销规则，同时连接税务系统查验发票，通过智能识别、智能稽核、线上填报、线上审批、线上预约、线上审核、线上支付全流程管理，实现财务报销智能化、无纸化，师生报销0跑腿。目前已实现电子发票报销业务、薪酬业务、内转业务无纸化，受到了师生的一致好评。

二、上海大学智能报销在疫情防控期间的实践

疫情封控期间，智能报销系统的优势突显出来。智能报销走进师生、融入业务办理，“不见面，网上办”减少纸质单据流转，降低人员接触感染风险，就保障教职工工薪和学生津补贴的发放、疫情防控物资等款项的支付、科研经费的收付等方面，贡献了力量，为学校的疫情防控、人才培养、科学研究做好了充分的保障工作。

根据学校疫情防控管理要求，财务处结合实际情况和智能报销系统的运行情况，坚守在学校工作岗位上和居家抗疫的会计科成员们立即成立了“财务报销工作小分队”，并在第一时间制定疫情封控期间凭证审核流程，校内外远程协同作业，智能报销的业务量从4月份的832笔提高到5月份的1331笔，增幅达60%，占疫情防控期间报销业务量的比重也由60%提高到81%。智能报销的推行，吸引了广大师生的关注，在5月20日的智能报销讲解培训会上，300名师生在实践中遇到的困惑也一一得到解答。智能报销，有力保证财务服务不停歇，保障教学科研业务的正常开展，不耽误师生办理业务，做到了“数据多跑路，师生不跑腿”。

疫情防控期间的“财务报销工作小分队”

三、上海大学智能报销的模式与经验

上海大学智能报销经过二年的实践和探索，通过不断探索与思考，总结形成以下的经验与思考。

（一）智能前置预审，提升管理效果

智能报销系统需要将单据、表单等附件拍照上传，系统内嵌的报销规则对附件进行识别、预审，并将预审结果告知填报人，填报人可根据违规提示进行修正。比如发票抬头、发票大类、盖章情况、是否重复报销、是否同车号等等），在提交之前减少不合规单据，降低单据驳回率，提高报销效率，在报销审核方面实现了“管理前置，服务先行”的目标。

（二）减少师生跑腿，提升服务质量

传统报销要提前整理票据，填写各类表单，按要求粘贴，相关责任人、经费负责人签字，线下投递到投递机，耗时耗力，遇到附件不完备的情况可能还要补充附件，多次往返于财务部门。

对于纯电子发票业务，智能报销系统利用电子发票夹功能，实现了票据的归集和识别功能，免去了传统的打印，首次报销承诺签字等繁琐工作。

更方便的是，智能报销审批流将签字转为线上，随时审批，时间灵活性大，即使是需要补充附件也可以方便的在线上完成，为师生节约了宝贵的时间，更好的投入到教学和科研工作当中去，同时也减轻了财务审核人员的压力，提升服务质量。

（三）多渠道审批，校内校外不受限制

智能报销系统实现多入口审批功能，财务门户、企业微信和微信公众号网页均可随时随地对单据进行审批，校外审批也可不受VPN限制,大大方便了项目负责人和加签人。

上海大学智能报销平台

（四）全流程管理，报销进程一目了然

智能报销系统具有物流跟踪功能，并通过企业微信消息中心实时将单据动态推送给经办人和相关责任人。审批进行到哪一步，审核不通过需要补充什么材料，财务是否制单，款项是否支付……，通过全流程管理增强师生获得感。

上海大学智能报销流程

（五）智能牵制流程，增强内控管理

经济业务报销过程中的内部控制是学校财务内控建设的重要环节，智能报销系统基于大数据稽核环境为这项工作提供了强有力地支撑，连接工商、税务系统进行事前管控，发挥监督功能，降低风险。另外授权审批环节也是直接推送到责任人，避免代签、错签等不合理情况，确保经济业务规范有序。

三、上海大学智能报销的未来与挑战

智能报销的推进及优化已经成为提升高校财务管理水平的重要因素，在为师生提供便利的同时也面临着挑战，如何更好地满足报销需求，就要思考解决运行时存在的一些壁垒问题，比如系统读取识别票据的不准确性，还要进行人工干预；比如包含火车票、出租车票、飞机票等不是电子票据的业务还要进行线下有纸化投递。

智能报销在给师生带来便利的同时，如何减轻财务工作人员的负担也需要积极的思考。

基于此，财务处会继续通过平台技术端升级服务，推进系统建设，通过引进“携程商旅平台”、“滴滴出行平台”，解决“报销繁、报销难”问题，业财融合，实现财务管理智能化、人性化、自动化，为广大师生提供更加及时、便利的业务办理体验。